In Unternehmen mit altmodischen Methoden der Spesenkontrolle müssen die Mitarbeiter mit ihrem Geld für geschäftliche Einkäufe bezahlen. Sie legen der Finanzabteilung dann Schecks und Belege vor, füllen verschiedene Berichte und Formulare aus und warten auf die Rückerstattung. Es ist eine Unannehmlichkeit nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für das Personal, das für die Erfassung von Spesen und Erstattungen verantwortlich ist.
Es ist viel einfacher und schneller, Unternehmensausgaben mit moderner Technologie zu verwalten. Spesenkarten für Mitarbeiter, die über die Wallester Business-Plattform ausgestellt werden können, können zu einer bahnbrechenden und wichtigen Lösung in den Unternehmensfinanzen werden. Diese Zahlungskarten ermöglichen dem Inhaber einen schnellen Zugriff auf die Unternehmensfinanzen bis zu dem für seine Position festgelegten Limit. Spesenkarten für Mitarbeiter können physisch oder virtuell sein. Wir werden in diesem Artikel genauer darauf eingehen, was sie sind.
Was Sind Spesenkarten?
Um in jedem Unternehmen ein kompetentes Finanzmanagementsystem aufzubauen, ist es notwendig, eine hundertprozentige Kontrolle über seine Ausgaben zu erlangen. Spesenkarten für Mitarbeiter helfen, Ausgaben effektiv zu kontrollieren und rechtswidrige Ausgaben zu verhindern. Auf der Kartenprogramm-Management-Plattform werden absolut alle Ausgaben und deren Verwendungszweck online angezeigt. Sowohl Offline- als auch Online-Käufe werden berücksichtigt.
Der Vorteil für die Mitarbeiter besteht darin, dass die Firmengelder immer zur Verfügung stehen und nicht erst lange Genehmigungsverfahren durchlaufen werden müssen, um sie zu verwenden zu können. Die Karte hat ein bestimmtes Limit, innerhalb dessen der Inhaber ungehindert und sofort geschäftliche Einkäufe tätigen kann. Es handelt sich um eine Art von Unternehmenskarte, die es in 2 Varianten geben kann:
Prepaid-Karte
Die Gelder werden im Voraus darauf eingezahlt. Eine solche Karte hat bestimmte Nutzungsregeln und mehrere Einschränkungen.
Debitkarte
Es ist mit einem Firmenkonto verknüpft und das Geld wird sofort nach der Transaktion abgebucht. Die Liste der Einschränkungen ist bei Debitkarten etwas kürzer.
Mit solchen Karten wird die Arbeit der für die Kostenabrechnung verantwortlichen Buchhaltungsmitarbeiter erleichtert und die Arbeit anderer Mitarbeiter erheblich vereinfacht, da sie keine zusätzlichen Ausgaben melden oder Zeit für den Erhalt von Erstattungen aufwenden müssen.
So Funktionieren Spesenkarten
Der zuständige Mitarbeiter stellt die erforderlichen Spesenkarten über die Wallester Business-Plattform aus. Jede Karte hat ein Limit für den Betrag und den Umfang der Nutzung, die von der Stellenbeschreibung und dem Status des Mitarbeiters im Unternehmen abhängt. Das Kartenlimit verhindert verschwenderische Ausgaben und die Möglichkeit betrügerischer Handlungen durch Dritte. Es handelt sich um eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme.
Beispiel. Ein Unternehmen hat einen Mitarbeiter in der Marketingabteilung, der ausgiebig durch die Stadt und darüber hinaus reisen muss. Ihm wird eine Karte ausgehändigt, die alle Arten von Ausgaben mit Ausnahme von Transport- und Marketingdienstleistungen bis zu 1.000 Währungseinheiten verbietet. Mit der Karte bezahlt er öffentliche Verkehrsmittel, Taxis oder Mietwagen. Er kann die Karte nicht verwenden, wenn die zugewiesenen Tausend Dollar aufgebraucht sind.
Wenn das Geld unangemessen ausgegeben wird, erfährt die Finanzabteilung des Unternehmens online davon. Gleichzeitig ermöglicht es ein Limit den Mitarbeitern, nur das zu nutzen, was sie nach ihrer Stellenbeschreibung nutzen können. Alle Ausgaben werden in den vom System automatisch erstellten Finanzberichten angezeigt. Die Finanzabteilung wird auch benachrichtigt, wenn ein Mitarbeiter eine Spesenkarte verwendet. Es ist viel einfacher für die Finanzabteilung, als darauf zu warten, dass ein Mitarbeiter einen Papierbeleg vorlegt und den entsprechenden Bericht ausfüllt. Die Karten sparen Zeit und steigern die Effizienz aller Mitarbeiter im Unternehmen.
Vorteile Von Spesenkarten Für Mitarbeiter
Der Anteil von Online- und kontaktlosen Zahlungen wächst von Jahr zu Jahr. Unter den jungen Menschen gibt es sogar diejenigen, die es schaffen, keine physischen Karten zu verwenden, weil es viel sicherer und bequemer ist, ein virtuelles Zahlungsmittel zu verwenden. Spesenkarten für Mitarbeiter können auch physisch und virtuell sein. Sie können unmittelbar nach der Ausgabe verwendet werden, um Online-Dienste wie Werbung in sozialen Netzwerken oder verschiedene Waren online zu bezahlen. Den Karten ist eine individuelle IBAN zugeordnet, so dass man problemlos im Ausland bezahlen kann.
Spesenkarten für Mitarbeiter haben auch andere Vorteile:
Bequeme Kostenkontrolle
Transaktionsanfragen werden online genehmigt oder abgelehnt.
Vereinfachter Kauf Von Werbeflächen
Virtuelle Karten können sofort für den Medieneinkauf ausgegeben werden. Karten können für jeden Werbetreibenden separat ausgegeben werden.
Einfache Berichterstattung
Der Karteninhaber kann die getätigten geschäftlichen Einkäufe schnell abrechnen. Laden Sie eine Rechnung oder Quittung in die auf Ihrem Telefon installierte Anwendung hoch und sie wird sofort von der Finanzabteilung bei der Berichterstattung berücksichtigt.
Einfache Integration
Da die Wallester Business-Plattform auf der REST-API basiert, kann sie problemlos in jede Unternehmenssoftware integriert werden. Um Ihr Budget zu verwalten, müssen Sie ein Konto auf der Plattform einrichten. Dies ist sehr praktisch, da das Finanzsystem des Unternehmens nicht geändert werden muss.
Detaillierte Berichte
Die Plattform zeigt Informationen über alle Ausgaben an. Spezielle Filter helfen dabei, die Daten nach beliebigen Kriterien zu systematisieren. Sie ermöglichen Ihnen, Berichte schneller zu erstellen und Ausgaben nach Beträgen und Richtungen zu kontrollieren.
Unbegrenzte Menge
Mit der Wallester Business-Plattform können Sie sofort eine unbegrenzte Anzahl von Karten ausstellen.
Spesenkarten für Mitarbeiter sind bequeme Zahlungstools, die sich leicht in Ihr bestehendes Unternehmen integrieren lassen und die Effizienz des Finanzmanagements steigern. Für die Finanzabteilung vereinfachen sie die Berichterstattung und für Karteninhaber machen sie geschäftliche Einkäufe bequem und schnell.
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